Vind de juiste weg via metrics, durf te veranderen van richting
In de huidige dynamische werkomgeving is ruimtebeheer cruciaal. Het meten van het gebruik gaat verder dan alleen de bezettingsgraden; het omvat diverse metrics zoals dichtheid, piekgebruik en de verhouding tussen toegewezen en flexibele werkplekken. Deze metrics geven een volledig beeld van hoe werkruimtes worden benut en helpen organisaties de werkplekken optimaal in te richten maar ook aan te passen aan wisselende behoeften van werknemers. Door deze gegevens te analyseren verbeteren onze klanten inefficiënties in de werkplekervaring.
Sociale hubs
Creëer meer sociale vierkante meters voor ontmoeting. Zet drastisch meer groen in op de werkvloer. Quality time voor samenwerking met collega’s is het nieuwe normaal op de werkvloer. Werkomgevingen moeten daar ook echt naar zijn. Werk naar inspirerende ruimtes toe voor ontmoeting, kennisuitwisseling en co-creatie.
Less is more
Eenvoud blijft een belangrijke bedrijfswaarde, vooral in een tijdperk waarin technologie zeer snel evolueert. Het gebruik van een geïntegreerd ecosysteem zal de complexiteit verminderen door verschillende systemen en processen te consolideren. Dit maakt het mogelijk om efficiënter te werken, fouten te verminderen en sneller data-gedreven beslissingen te nemen. Een vereenvoudigde aanpak ondersteunt niet alleen de dagelijkse operationele taken maar draagt ook bij aan bredere bedrijfsdoelstellingen zoals kostenbesparing en verhoogde werknemersbetrokkenheid. Het verminderen van overbodige processen en het focussen op kernactiviteiten verhoogt de productiviteit aanzienlijk.
Betrek je collega's
Door teams vanaf het begin te betrekken bij de uitrol van een Smart Office, wordt de betrokkenheid en acceptatie van desk booking vergroot. Dit bereik je door inzicht te krijgen in werkgewoonten, feedback te verzamelen en hen te raadplegen over de gewenste functionaliteiten van het boekingssysteem (parking, catering en andere services).
Het implementeren van een verbonden werkplek is een andere belangrijke stap voor moderne organisaties. Een verbonden werkplek integreert mensen, processen en technologie om naadloze communicatie en samenwerking te bevorderen. Dit is vooral nuttig voor grote bedrijven met meerdere locaties omdat het helpt bij het optimaliseren van resources en het verbeteren van de operationele efficiëntie. Het biedt ook voordelen op vlak van databeveiliging en naleving van regelgeving door gecentraliseerd databeheer. Bovendien draagt een slimme werkplek bij aan een betere work-lifebalance door flexibele werkopties aan te bieden.
Dieper inzicht in ruimtebeheer
Ruimtebeheer omvat verschillende aspecten zoals bezettingsgraden, dichtheid en piekgebruik. Bezettingsgraden meten hoeveel van de beschikbare ruimte daadwerkelijk wordt gebruikt, terwijl dichtheid de verhouding tussen het aantal werknemers en de beschikbare ruimte weergeeft. Piekgebruik analyseert de momenten waarop de ruimte het meest intensief wordt gebruikt. Door deze metrics te combineren krijgen onze klanten een gedetailleerd beeld van het kantoorgebruik.
De kracht van eenvoud
Eenvoud in bedrijfsprocessen kan worden bereikt door het gebruik van geïntegreerde ecosystemen die verschillende systemen en processen samenbrengen. Dit vermindert de complexiteit en maakt het mogelijk om efficiënter te werken. Zo'n geïntegreerd platform biedt een enkele interface voor het beheren van alle essentiële functies: van onderhoudsschema’s tot ruimtebeheer en asset tracking. Dit vermindert de kans op fouten en maakt het mogelijk om sneller beslissingen te nemen op basis van real-time data.
Voordelen van een verbonden werkplek
Een moderne workspace biedt tal van voordelen waaronder verbeterde communicatie, geoptimaliseerde resources en verhoogde operationele efficiëntie. Door het gebruik van technologieën zoals Internet of Things (IoT), cloud computing en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen bedrijven een productief ecosysteem hanteren dat innovatie bevordert en employee happiness bewaakt. Een Smart Office maakt het mogelijk om data-gedreven beslissingen te nemen, wat leidt tot kostenbesparingen en een verbeterde naleving van regelgeving zoals GDPR en algemeen kantoorbeleid.
Onze key takeways
- Optimaliseer ruimtegebruik: Gebruik gedetailleerde metrics zoals bezettingsgraden, dichtheid en piekgebruik om een volledig beeld te krijgen van hoe werkruimtes worden benut. Pas de werkplekken aan op basis van deze gegevens om inefficiënties te verminderen en de werknemerservaring te verbeteren.
- Vereenvoudig bedrijfsprocessen: Implementeer geïntegreerde platforms om verschillende systemen en processen te consolideren. Verminder complexiteit en verhoog de efficiëntie door overbodige processen te elimineren en te focussen op kernactiviteiten.
- Creëer een verbonden werkplek: Integreer mensen, processen en technologie om naadloze communicatie en samenwerking te bevorderen. Maak gebruik van technologieën zoals IoT, cloud computing en AI om een productief ecosysteem te creëren.
- Maak data-gedreven beslissingen: Analyseer real-time data om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Gebruik deze inzichten om kosten te besparen, de naleving van regelgeving te verbeteren en de algehele operationele efficiëntie te verhogen.
- Ondersteun flexibele werkopties: Bied flexibele werkopties aan om een betere werk-privébalans te ondersteunen. Zorg voor een werkomgeving die zowel fysieke als virtuele samenwerking mogelijk maakt, wat kan bijdragen aan hogere tevredenheid en productiviteit van werknemers.
Door deze strategieën te combineren creëren bedrijven een flexibele en productieve werkomgeving die niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de tevredenheid en het welzijn van werknemers bevordert. Het effectief beheren van ruimte, het vereenvoudigen van processen en het implementeren van een verbonden werkplek zijn cruciale stappen voor moderne organisaties om concurrerend te blijven en langdurig succes te verzekeren.