Verbod op papieren registratielijst
Als organisatie wil je een moderne en professionele indruk nalaten op je bezoekers. Een traditionele receptie met een papieren registratielijst voor bezoekers is vandaag de dag geen realiteit meer. Zowel de verwachtingen van de klant als de privacywetgeving vragen om moderne oplossingen voor bezoekersbeheer. Met onze digitale receptie, een modern bezoekersregistratiesysteem, stroomlijn je het hele proces van uitnodiging tot vertrek en zorg je voor een professioneel welkom voor je bezoekers, 100% AVG-bestendig.
E-mail services voor een vlotte doorstroom
Bezoekersbeheer begint reeds bij de uitnodiging. Met onze digitale receptie ontvangen je gasten een gepersonaliseerde uitnodiging per e-mail inclusief een QR-code. Deze QR-code maakt het mogelijk voor bezoekers om zichzelf snel en eenvoudig te registreren bij aankomst. Dit vermindert wachttijden en zorgt voor een soepele doorstroom aan de receptie.
Autonoom aanmelden
Bij aankomst scannen bezoekers hun QR-code bij het bezoekersregistratiepaneel. Dit proces is intuïtief en gebruiksvriendelijk, waardoor de noodzaak voor een handmatige tussenkomst aanzienlijk wordt verminderd. Bezoekers kunnen zich volledig zelfstandig registreren en een foto maken voor hun badge die vervolgens wordt geprint.
Verwittiging van de host
Nog een voordeel van de digitale receptie is de automatische melding aan de gastheer of gastvrouw. Zodra een bezoeker zich heeft geregistreerd, ontvangen zij direct een e-mail en sms dat de gast is gearriveerd en wacht aan de receptie. Dit bevordert een vlotte communicatie en zorgt ervoor dat bezoekers niet onnodig hoeven te wachten.
Gepersonaliseerde badge
Bezoekers krijgen een gepersonaliseerde badge die hen niet alleen identificeert, maar ook toegang kan geven tot bepaalde delen van het gebouw zoals vergaderruimtes of het bedrijfsrestaurant. Deze badges worden vaak voorzien van een foto van de bezoeker, wat de veiligheid binnen het bedrijf extra verhoogt.
AVG & GDPR
Privacy en gegevensbescherming zijn cruciaal in het moderne bedrijfsleven. Onze digitale receptie is volledig AVG- & GDPR compliant. Persoonlijke gegevens van bezoekers worden veilig opgeslagen en alleen gebruikt voor het beoogde doel. Bovendien biedt het systeem de mogelijkheid om data automatisch te wissen na een bepaalde periode, wat bijdraagt aan de naleving van privacyregels.
Conclusie: overweeg een professionele ontvangst
Met onze digitale receptie zorg je niet alleen voor een vlekkeloze en professionele ontvangst van je bezoekers, maar ook voor een veilige, efficiënte en AVG-bestendige oplossing voor de bezoekers journey. Door het implementeren van deze moderne software toon je als organisatie dat je meegaat met de tijd en geef je gasten de best mogelijke ervaring vanaf het moment dat ze de invite ontvangen.