Digitale receptie aviniti header avg

Bezoekers GDPR-safe ontvangen op kantoor

Bezoekers registreren zichzelf via een tablet op de balie, waarbij de host een e-mail en sms ontvangt dat de bezoeker is aangekomen. De bezoeker krijgt een gepersonaliseerde badge en is klaar om opgehaald te worden door de host.

Verbod op papieren registratielijst

Als organisatie wil je een moderne en professionele indruk nalaten op je bezoekers. Een traditionele receptie met een papieren registratielijst voor bezoekers is vandaag de dag geen realiteit meer. Zowel de verwachtingen van de klant als de privacywetgeving vragen om moderne oplossingen voor bezoekersbeheer. Met onze digitale receptie, een modern bezoekersregistratiesysteem, stroomlijn je het hele proces, van uitnodiging tot vertrek, en zorg je voor een professioneel welkom voor je bezoekers, 100% AVG-bestendig.

E-mail services voor een vlotte doorstroom

Bezoekersbeheer begint al bij de uitnodiging. Met onze digitale receptie ontvangen je gasten een gepersonaliseerde uitnodiging per e-mail, inclusief een QR-code. Deze QR-code maakt het mogelijk voor bezoekers om zichzelf snel en eenvoudig te registreren bij aankomst. Dit vermindert wachttijden en zorgt voor een soepele doorstroom aan de receptie.

Zelfstandige registratie

Bij aankomst scannen bezoekers hun QR-code bij het bezoekersregistratiepaneel. Dit proces is intuïtief en gebruiksvriendelijk, waardoor de noodzaak voor handmatige tussenkomst door receptionisten aanzienlijk wordt verminderd. Bezoekers kunnen zich volledig zelfstandig registreren en een foto maken voor hun badge, die vervolgens wordt geprint en overhandigd door de receptionist.

Smart Office

Verwittiging van de host

Een van de grote voordelen van de digitale receptie is de automatische melding aan de gastheer of gastvrouw. Zodra een bezoeker zich heeft geregistreerd, ontvangen zij direct een e-mail of sms dat hun gast is gearriveerd en wacht aan de receptie. Dit bevordert een vlotte communicatie en zorgt ervoor dat bezoekers niet onnodig hoeven te wachten.

Gepersonaliseerde badge

Het gebruik van een modern bezoekersregistratiesysteem draagt bij aan een professionele uitstraling. Bezoekers krijgen een gepersonaliseerde badge die hen niet alleen identificeert, maar ook toegang kan geven tot bepaalde delen van het gebouw, zoals vergaderruimtes of het bedrijfsrestaurant. Deze badges worden vaak voorzien van een foto van de bezoeker, wat de veiligheid binnen het bedrijf verhoogt.

AVG & GDPR?

Privacy en gegevensbescherming zijn cruciaal in het moderne bedrijfsleven. Onze digitale receptie is volledig AVG- & GDPR compliant. Persoonlijke gegevens van bezoekers worden veilig opgeslagen en alleen gebruikt voor het beoogde doel. Bovendien biedt het systeem de mogelijkheid om data automatisch te wissen na een bepaalde periode, wat bijdraagt aan de naleving van privacyregels.

Professionele ontvangst

Met onze digitale receptie zorg je niet alleen voor een vlekkeloze en professionele ontvangst van je bezoekers, maar ook voor een veilige, efficiënte en AVG-bestendige oplossing voor bezoekersbeheer. Door het implementeren van een modern bezoekersregistratiesysteem toon je als organisatie dat je meegaat met de tijd en geef je je gasten de best mogelijke ervaring vanaf het moment dat ze door de deur lopen.

Lees meer

Deel je audiovisuele vragen en smart office challenges met ons

Vraag vrijblijvend informatie over smart office en vergaderzalen. Iedereen is welkom om onze digitale concepten en AV-oplossingen te ervaren.

Contacteer ons